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办公室如何开展5S管理活动?

  2019年09月04日 本站原创

办公室如何开展5S管理活动?华天谋5S咨询专家表示,5S管理是生产管理的重要内容之一,是提高企业生产管理效率的有效手段,那么5S如何运用于办公室以及如何提供企业的管理效率呢?下面为大家介绍如下:

在办公室,你能在30秒内找到想要的任何物品吗?其他人在你的办公区域,能在30秒内找到他们需要的物品吗?办公室的5S管理,其目标就是去除所有多余的物品,设立举手可得的摆放模式,创建可视化且能高效办公的工作环境,全面提升办公室服务品质。接下来本文将会向你展现办公室5S管理的相关方法,对于提高办公室的服务质量具有较现实的借鉴意义。

企业内员工的理想之一,莫过于有良好的工作环境,和谐融洽的管理气氛。5S管理籍造就安全、舒适、明亮的工作环境,提升员工真、善、美的品质,从而塑造企业良好的形象,实现共同的梦想。办公室是一个为本单位领导工作直接服务,承上启下,协调左右的综合办事机构,是上情下达,下情上达的枢纽,它代表着本企业的形象,具有举足轻重的地位。办公室的特性和“门面”、“窗口”地位,充分说明了其工作的重要性。办公室管理的成败也影响着公司和企业经营的成败。那么,我们应怎样在办公室应用5S管理?5S是通过“整理”、“整顿”、“清扫”、“清洁”、“素养”从而达到优化工作环境提高工作效率的管理手段。在办公室的应用也可以从这五个方面来加以阐述。

整理,就是把工作场所内的物品分为需要的和不需要的,把需要的和不需要的物品明确分开,并处理掉不需要的物品。在办公室有电脑、电话、各类文件资料、各种办公用品,还有个人用品等,如果整理不当,再宽敞的办公环境也会变得狭小;文件柜、办公用品柜杂乱无章,会因杂物占据空间而失去原有的使用价值;寻找资料、物品不方便,浪费时间;摆放无规范,盘点困难,容易导致成本核算失误。在办公室运用“整理”,首先要全面检查办公区域,包括桌面、抽屉、柜架等区域,不管是看的见的地方还是看不见的地方,根据“需要”或者“不需要”标准,将所有文件资料、办公用品、公私物品,统统整理一边;把不需要的及时清理掉,把需要的按照使用的频繁程度分类放置,方便拿取!例如丰田公司在推行5S管理时,原则上只保留每类一样东西,其他的一律清除,或处理掉,或规范收存。在办公室施行整理,就能清除一些废物杂物,大大释放了办公室的空间的同时又增强了办公室物品的有序性,能提高办公室的办事效率,进而提高企业效率。

整顿是在整理之后,按照使用频率,将留下的必需物品分门别类,规范放置,规范保管。整顿的目的是使工作场所一目了然,减少或消除找寻的时间,创造整齐、整洁的环境。在办公室的应用上就要将各类物品细化放置,哪些该放近些,哪些可以放远些,哪些是经常需要的,总之要保证在最快的速度之内取得所需之物,通过最简单的流程完成工作。有些文件是需要马上转发处理的,那我们就应该放在醒目的地方及时处理;为了拿取准确方便,可以通过标识记号给文件夹分类,然后按拿取的频率摆放,这样,所有物品的存放一目了然。另外也要根据个人工作的特点和性质,合理的放置所需之物。例如,办公桌上的电话,有人习惯右手接听,有人觉得左手接听方便,那么电话的放置肯定依照个人习惯摆放。让员工本人决定所需物品的摆放,合理利用空间的同时,节约时间。整顿是提高效率的基础,办公室施行整顿之后就能减少阻碍,提高运行效率。

清扫就是把工作场所清扫干净,保证工作场所干净、整洁的环境。清扫使质量保持稳定。流水不腐,户枢不蠹。及时打扫,消除污垢,才能保持工作场所干净、亮堂。办公室每天都有专职的卫生清洁人员负责打扫,但这对于维护清洁还是不够的,个人的办公区域还是需要自己亲自整理打扫的。个人可以利用上班前十分钟,清理干净自己的办公区域,然后整理需要的文件资料、办公用品。在办公室应用“清扫”要做到人人参与,责任到人,杜绝污染源,建立清扫准则。

清洁就是维持上面的3S状态,并将这些过程制度化、规范化,严格执行,定期检查。清洁能使场所、设备等保持清洁,使异常现象显在化(易于发现),并做到异常时的对策办法可视化,创造舒适的工作条件。清洁要成为惯例和制度,是标准化的基础;使企业文化开始形成。清洁不仅是表面化的面貌整洁,办公区域的清洁;清洁更是一种精神面貌,待人礼貌,同事间相互尊重,共建和谐文明的工作环境。在办公室应用中,就要明确责任,对所有的区域和设备要有明确的责任者,这样才能追究责任,提高施行的积极性,这样才能做到长期保洁,达到清洁的要求。

素养是5S最核心、最关键的。它使每位员工都养成良好的生活和工作习惯,自觉遵守规章制度,工作积极主动。营造团队精神。强化人与人(内外)之间相互信赖的关系。提高客户及员工满意度。在办公室施行“素养”,就要强化对员工的教育,创造良好的工作环境和工作氛围,加强员工之间的沟通,对员工的努力给予恰当的评价。没有人员素质的提高,任何工作都无法顺利有效开展。通过5S的素养管理,培养员工良好的职业习惯,全面提高员工文明礼貌水准,按照规章制度做事,才能达到造就具有良好的工作习惯的员工和员工队伍的目的。

在办公室推行5S要由形式化到行事化,最后到习惯化。刚开始进行5S工作,整理、整顿、清扫工作的做法都是一些形式化的东西,这是5S的初级阶段。将整理、整顿、清扫、清洁工作长期坚持下去,就能改变员工的工作态度,使要求成为日常工作的自觉行为,最终达到了习惯化的阶段。这也是5S管理强大的效应之处。“5S”活动的效果十分明显,它不仅创造了一个清洁、舒适、安全的工作环境,消除了工作场所中存在的各种浪费,而且大大减少了机械故障、延误生产的问题。因此“5S”活动是企业现场提高工作效率,降低作业成本,保证质量和交货期的重要手段,是企业适应市场竞争的必不可少的工具。

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