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物流部办公室的5S管理制度

  2019年11月19日 本站原创

为了给员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境,使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次,特制定5S管理制度如下。

一、本制度试用范围:本制度适用于物流部本部及各外埠营运科全体员工。

二、整理

1.每月对文件(包括电子文档)作盘点,把文件分为必要(有效)和不要(过期无效)的,不要的全部销毁。必要的文件存档。

2.每月对表单记录(包括电子文档)作盘点,盘点后的有效表单记录统一装箱归档,总部填写标签后放置营业大厅西北角存放,外埠分厂自行安排。

3.对所辖区域的物品、设备、空间做盘点,并区分其“要”和“不要”,分类如下:

(1)设备:电脑、打印机、文具、书籍等;

(2)空间:柜架、桌椅、铁皮箱等。

(3)物品:个人用品、装饰品

4.依据下列常用程度和使用频率标准决定物品的“要”与“不要”。

5.“不要”物品经部门主管判定后,集中退回集团仓库或报废。

三、整顿

1.办公室整顿:

(1)办公桌:桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外,不允许放其他物品;文具必须竖放。办公用品一般的常用品:笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器,可以集中放在办公桌的一定区域内,电脑线、网线、电话线有序放置;人离开半小时以上应将桌面收拾干净;

(2)抽屉:抽屉里尽量不放办公用品。最下层抽屉可以放A4的文件、资料;把这个空间充分利用起来,可以放下面这些东西:个人的东西,个人的参考资料(文件夹、手册、商品目录等),文件卷宗(各种信息、草拟的文件材料等),空白稿纸、不常使用的文具等。

(3)坐椅:靠背、坐椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正,离开半个小时以上,椅子应放回桌洞内。定期对坐套进行清洗,保持干净;

(4)电脑:电脑置办公桌左前角,主机放置桌面下;

(5)垃圾篓:罩塑料袋,置桌子下右前角;

(6)桌洞下不得堆积杂物。

(7)衣服请置挂于衣架或抽屉内,严禁随意放在办公桌椅上。

2.文件、资料管理整顿:

(1)将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置,此外还有机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常不用三种,常不用的文件要尽快处置;

(2)硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰,电子文件需要永久、长期保存的,应形成纸质和办公软件等双套介质材料归档保存。对重要文件及数据必到制面事业部共享的计算机上备份;

3.电子邮件整顿:

办公自动化里面重要邮件应该及时备份;电脑硬盘中应专门建立一个文件夹,不能处理的邮件存放在里面;

四、清扫

清扫的对象主要是个人办公区域:桌面,桌洞;办公设备:电脑、传真机、复印机、打印机等等,清扫标准如下:

五、清洁

1.每天上班前对自己的卫生区进行清扫。

2.上班时间随时保持。

3.自我检查,对发现的不符合项随时整改。

4.下班前整理好当天的资料、文件、票据,分类归档。

5.下班后整理办公桌上的物品,放置整齐;整理好个人物品,定置存放。

六、素养

1.上班时间佩带上岗证,穿戴整洁的工作服,仪容整齐大方。

2.言谈举止文明有礼,对人热情大方,不大声喧哗。

3.工作时精神饱满,乐于助人。工作安排科学有序,时间观念强。

4.不串岗、不聚众聊天。

5.素养巡查:物流综合管理部每天对本部营运进行巡查,外埠由各科长自行检查。

七、惩罚条例

1、采取记分制,每人每月基准分100分,凡违反上述整理、整顿、清扫管理规范一次者扣5分。

2、物流综合管理部每天进行检查,对违规者在腾讯上予以公布。月末进行统计,对被扣5分者给予警告处分,被扣10分者扣发当月工资20元,15分者40元,以此类推。

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