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办公室文件的5S管理方法

  2011年11月30日 本站原创

办公室文件的5S管理方法

(一)、文件5S的目的
办公室5S包括多方面内容,文件管理是主要项目之一,文件5S活动的目的主要是为了提高办公事务效率、减少查找文件的时间,创建干净整洁的工作环境,同时也体现了公司整体管理水平的高低。
衡量文件5S活动水准的一个重要指标就是找出文件所需的时间。
文件的5S活动是从废弃开始的。
1、文件5S的目的
对文件资料进行整理整顿的目的如下:
文件、信息的共享和有效利用;
减少寻找文件的时间,提高工作效率;
办公室空间的有效利用;
办公环境的改善;
提高办公事务效率;
2、文件5S的基本原则
文件不重复保管:一种文件只在一个位置上保管;
对原件实施管理:不随意复印或使用复印件;
分类归档管理:不要使文件私有化;
简化报告文件:原则上报告限定在1-2张A4纸;
文件取放方便:能够快速地取出和保管文件。
3、文件5S的顺序

(二)、文档的维护(清扫、清洁和素养)
定出各种管理基准,并实施了整理、整顿活动,如果不进行有效的保持,随着时间的推移,文件的管理就会恢复到改善前的状态,抽屉里、文件柜里又会出现文件的堆积等问题。为了避免问题的发生,我们需要从以下几个方面持续进行清扫、清洁和素养活动。
1、清扫:维护
对归档的文件特别是中、长期保存的文件和文件柜要定期进行清扫维护。对经常性使用的文件也要进行必要的维护,损坏或遗失的文件要进行即使的修补,发行新版本时,要及时回收销毁旧版本。
这也符合ISO9000的要求。
2、清洁:明确责任人
决定文件管理责任人,并将责任人名字明确地标识在文件柜或文件夹上。一般地,安排经常使用此文档的员工承担清洁和维护的责任较好。
3、素养:养成好的习惯
时时要求员工能很好地维护文件的5S状态,做到爱护地使用文件,使用完后及时归位,按规定要求复印和发放文件,培养工良好的习惯。
同时定期的检查评比也是必要的。


(三)、文件的废弃(整理)
文件的整理工作是办公室5S活动的关键内容,一般可以按照以下几个步骤进行:

1、设定废弃文件的对象和废弃基准
文件是有生命周期的。长期不用的文件、无效或旧板文件以及其他没有保存价值的文件都是整理和废弃的对象。
财务文件——永久保存;
品质文件——为了进行品质追溯,保存一定时间。
没有废弃基准,就会将一些没有价值的文件保存下来,充斥空间。所以,整理文件之际,明确废弃基准是必要的。

2、文件整理前的准备
文件整理前的准备包括现有文件量的测定、整理日程的安排以及整理基准的教育。其中整理基准的教育是关键,要让员工都能了解分类的办法。

(四)、文件的分类归档管理(整顿)
目的:建立一个简洁的文件体系,以便达到对文件进行高效管理。

分类方法:
1、根据业务内容进行分类
文件是工作或业务的结果,因此我们并不能以文件本身的特点决定它的分类,而应该根据业务类别不同来进行文件的分类。
在文件夹的封面、侧面上注明类别名称、管理担当、保管期限等;
在首页建立目录表,必要时每一类设一张拉页,便于迅速寻找。

2、设定文件分类管理基准
如:哪类文件用文件盒的样式,哪类文件保管的期限为1年、2年,

3、归档前准备和归档实施
准备道具:胶水、文件袋、文件夹、文件柜;
标识:对书架文件盒进行标识,使之达到目视管理的水平。

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