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企业公司部门之间要打破沟通屏障

  2018年01月09日 本站原创
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  如何疏通上下游部门间微妙的合作关系?两个部门位于流程的一前一后,工作关系十分密切但也相当微妙。一帆风顺的时候还好,但一需要承担风险、或错误的时候,就开始相互推脱。即使是很小的事,也动不动就上报给高层领导。在谁对结果负责的纠缠中,增加了问题的复杂性,也拖延了解决问题的时间。请教专家,这种情况该怎么解决?
案例的实质是上下游部门间的合作问题,主要表现是不合作、不信任,只管争功诿过,不求整体效率。这个问题,是企业管理中典型的管理沟通问题。
一、问题产生的原因分析
1、害怕担负工作失误的直接责任是合作不力的主要原因之一。
  在企业中,尤其是上下游部门间,确实存在着功过归属问题。正因害怕担负责任,两部门在合作时都很谨慎,一旦出现可能出错的情况,就马上向上级汇报,目的是告诉领导该做的都已经做了,如果再出现什么事情就与我们无关;鸡毛蒜皮的小事本来完全可以自己处理,但却仍然不主动决策,也不与合作部门沟通,而是直接提交给高级领导,以避免自己担负责任。这两种做法的实质都是不干份内的事,不担责任,而将问题转嫁给上司解决。这在管理上属于错误管理行为,正式称呼叫“反授权现象”,就是说我给你权力做的事你自己不做好,反而给我领导做。这其实是下级管理者的失职,更是对高级管理人员资源的浪费。
2、两部门之间没有一个良好的沟通机制,包括正式的和非正式的。
  由于利益之争,部门人员之间逐渐丧失信任,对对方产生否定的负面情绪,处处防范警惕以确保自己的利益。从本案例描述情况来看,两部门相互之间已经存在着一定的负面评价,但最基本的信任关系还维系着。3、流程制定和职责划分不清晰,尤其是责任交接点的划分和工作质量评估标准未明确。如果一个连续性工作的责任和贡献没划清,部门间的争端就不会消停。
二、解决问题的实质
  解决问题的实质是,如何在维护部门利益的基础上改进跨部门合作问题。改进方法只有两个:一是梳理工作流程;二是制定沟通制度,提高协作效率。对于本案例,梳理工作流程和个人岗位职责是首要的,凡是能够流程化的必须首先流程化,并建立相应的工作标准,将其转化为公认的例行事务。但对于一部分较难固定为标准流程的工作,就需要部门领导充分沟通协调。具体建议如下:
  1、部门经理联合署名,呈交上级领导审批。在呈交报告时二部门经理应共同前往,并简单扼要地做口头说明。
  2、由上级领导召开员工大会,解释新的工作规划,确保每个员工清楚知道自己以后应当做什么、怎么做。
  3、在会议中,请两部门的经理及主要骨干发表感言,确保员工完全理解并真正支持新规划的实行。
  4、两部门的负责人先充分沟通,要做好两件事情:对合作存在的问题达成共识;停止相互指责,共同寻找解决方法。
  5、各部门分别展开集体讨论,将流程和沟通制度深入到具体工作中去。
  6、 总结各自的研讨结果,并加以整合,转变为共同认可的解决方案。
 

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