当前位置:CTPM华谋咨询首页 >> 企业管理 >> 管理杂志 >> 浏览文章

互动式电子工作日志

  《企业管理》
关键字:

近年来,面对绩效管理的困境,许多企业开始实施精细化管理。精细化管理包括任何有助于实现精益求精与细节完善的管理实践方法,互动式电子工作日志即是其中一种。互动式电子工作日志顺应了绩效管理的新趋势,为解决绩效管理的困境提供了一种实用的管理工具,有助于绩效管理向双向的、主动的、自下而上的精细化管理模式转变。

一、互动式电子工作日志的内容

互动式电子工作日志,是一种以电子媒介为载体,记录并分析工作内容的新型交互性工作日志形式,具体包括晨间邮件、傍晚邮件、一周工作记录、以及工作分析记录四个部分。

1.晨间邮件

晨间邮件可以共享一天的预定工作,每个员工通过电子邮件把当天的预定行程寄给管理者,并让团队的所有成员共享信息。管理者也把自己的预定行程传给所有员工。收到员工的晨间邮件后,管理者要确认估计时间与工作安排的优先级,针对个别工作给予建议和调整。结合傍晚邮件,前一天将第二天需要进行的工作列出来,当天上午只需填好估计时间就可寄出。
 
书写晨间邮件时,有四个注意于事项:(l)时问以15分钟为一个单位;(2)工作与时间(估计时间)三要一并考虑;(3)制定一个工作时之间表;(4)定出各项工作的优先级。

2.傍晚邮件

傍晚邮件报告实际的工作情况,每位员工在结束一天的工作前,必须针对晨间邮件的工作内容追加以下三项内容:包括估计时问与实际花费时间的差距;对于做得好与做得不好部分的思考;以及隔天的预定事项,然后寄给管理者。

管理者确认实际的工作成果与所需时间,首先对完成的部分给予称赞并提出下次工作的建议,其次针对未达成的工作给予改善的建议。同时,要求员工思考完成工作过程中是否得到他人的帮助,以增强员工的合作意识,也有助于全面的考核测评。

3一周工作记录

晨间邮件与傍晚邮件最少持续两周,可以的话,持续一个月后就可以根据其中的内容整理出标准的一周工作内容,形成一周工作记录。
 
具体做法是以一周的时间为间隔,每位员工按顺序整理出每天的工作任务,无需过分详细,列出事项名称即可。同时注意时间的梳理,区分上班时间和加班时间,记录每项任务所需的时间。

4.工作分析记录

以周或月为单位,制作工作分析记录,用以对现状的认识与分析,并为寻求改进措施提供基本资料。将一周工作时间依照项目进行分类,再以周或月为单位,从时间和内容两个层面对工作记录进行分析整理。从时间上,依次统计各个项目所花费的时间,可将大项目分类,例如,分为会议、业务和公司内部三项。每一部分又包含若干个细项,在对细项的时间统计同时包括相应的必要准备时间,即前置时间。从内容上,将负责的任务分为核心工作和基本工作两类。针对基本工作,应进一步进行整理,按照“不做”、“建立规则以减少工作量”、“借助其他人力(分给助理或外包)”、“标准化(手册化)”、“改变工作方式”、以及“列为管理者决定的保留项目”等六个标准进行分类。

二、互动式电子工作日志的应用

绩效管理指基于战略基础上,在组织内建立一整套有效的评价绩效和界定绩效的管理体系,并通过员工与管理者之间双向、动态的沟通和交流,以激励员工业绩持续改进并最终实现组织战略目标的一种管理活动,包括绩效准备、绩效计划、绩效实施、绩效考评与反馈、绩效结果应用五个不断循环往复的过程。

1.绩效准备

绩效准备是实施绩效管理的前提条件,包括硬件准备和软件准备两个方面。硬件准备包含两项核心内容,一是对企业的再认识,包括人员准备和机制准备,涉及到组 织架构、职位分析和职位设计、工作流程和人员责任,以及战略和愿景的梳理分析。人员准备需要结合战略目标,对现有人力资源根据数量、能力素质和工作状态三个方面进行全面盘点,区分不同类型的员工及培养方式(见图l)。机制准备,也就是建立合理的组织架构与优化的业务流程,以保障绩效管理的有序进行。二是对绩效管理相关内容的确定,共同明确绩效管理的参与者、绩效管理的流程及方式等。软件准备主要指文化准备,努力构建高绩效导向的企业文化,做好员工和管理者的思想准备。员工应将绩效管理视为改进自身工作的有效方式,管理人员应重视并支持绩效管理的实施,承担相应的绩效管理职责。

互动式电子工作H志记录了员工的日常工作内容和行为表现,不仅为业务流程和岗位职责的分析提供了依据,更有利于对现有人力资源的盘点,增强对员E工作动机、个性特征、经历、技能及知识等方面的了解与考察。同时,互动式电子工作日志有益于高绩效文化氛围的营造,增强了员工的参与意识和主动性,为持续沟通与反馈提供了保障,有助于企业内部形成对绩效管理的全面认知,为绩效管理创造了良好的前提准备。

2.绩效计划

绩效计划是依据企业战略规划将战略目标进行层层分解的过程,是管理者与员工在明晰责、权、利的基础上,就绩效评估指标与衡量标准问题达成共识,签订的一个内部协议。

通过对互动式电子工作日志提供的日常记录的梳理分析,可以有效地确定关键绩效指标和关键工作任务,员工与管理者可以有针对性地对绩效期间员工的工作职责、各项任务的重要性等级和授权水平、绩效的衡量、需各级管理人员提供的帮助、可能遇到的障碍及解决办法等一系列问题进行探讨并达成共识,有助于形成科学合理的绩效计划,从而为绩效考核的实施奠定良好的基础。

3.绩效实施

绩效实施是管理者辅导员工达成绩效计划的过程,强调持续绩效沟通。管理者可以通过晨间邮件和傍晚邮件,实时对目标实现过程进行了解和监控。一方面对员工取得的成绩给予肯定,另一方面对不足之处提出改进建议,并提供相应的帮助与支持。定期的工作分析记录会议,通过集体讨论的方式,不仅可以及时解决出现的问题,保证绩效目标的实现,还可让员工感受到组织的关注,充分激发工作积极性。

4.绩效考评与反馈

绩效考评指依据既定的标准,通过一套正式的结构化制度和系统的方法来评定和测量员工在职务上的工作行为和工作效果。互动式电子工作日志有助于对员工的全面考核,一方面,互动式电子工作日志有助于建立科学合理的绩效考核指标体系,根据专业化分工及岗位差别化的原则,综合考虑各个岗位的工作内容、性质、责任、关系等,实施定量考核与定性评价相结合的考评方法。另一方面,互动式电子工作日志为绩效考评提供了依据,记录了员J泊勺日常工作表现,有利于行为锚定等级评价法、关键绩效指标法等评估方法的有效实施,有助于全面了解员工的工作业绩、工作能力、工作态度,保障绩效考评的有效性和可靠性。

绩效反馈是员工和管理者的沟通,就绩效周期内的绩效情况,肯定成绩,找出不足并加以改进。员工通过每天的邮件及阶段性的工作分析记录,可与管理者针对每天的工作绩效和阶段性的绩效情况进行沟通,通过自我反思和他人指导,及时改进个人绩效表现,并相应地调整下一个绩效管理周期的绩效目标和绩效计划。

5.绩效结果应用

绩效结果主要应用于员工的激励和员工的能力发展,包括绩效改进、薪酬奖金、工作流动、培训开发等方面的综合运用。互动式电子工作日志是信息收集与资料积累的重要手段,将绩效评价制度、薪酬制度和员工能力开发制度相结合,有助于以职位为基础的薪资体系的设计,同时增加了非经济性薪酬。互动式电子工作日志也为培训项目的开发提供了实践依据,并能够更有效地实行岗位轮换或岗位调配,切实做到人岗匹配。

综上,互动式电子工作日志在绩效管理循环的五个环节中都有着重大的实用价值。

三、互动式电子工作日志的保障措施

1.文化保障

融人精细化管理理念,构建良好的企业内部生态环境。互动式电子工作日志不仅是一种管理手段,更代表了一种管理理念与思想。将互动式电子工作日志的理念与企业文化相融合,营造开放沟通与持续创新的氛围,充分激发和调动全体员工的积极性和创造性,最终使互动式电子工作日志的执行成为一种行为习惯。

2.制度保障

制度的建立是保证互动式电子工作日志顺利实施的关键因素,也是促进其自身不断完善改进的有力保障。首先,制定实施细则,给予相应的实施参考规范。其次,建立会议制度,定期举行工作记录分析会议。然后,建立系统的培训制度,将理念及具体内容传达给每一位员工。最后,建立相应的奖惩制度,与薪酬管理和职业发展相结合,有针对胜地不断完善激励措施。

3.组织与人员保障

加强企业内部的组织管理,明确员工绩效管理职责。成立由企业主管领导、各部门负责人参与的实施推进小组,确定互动式电子工作日志在绩效管理中应用的具体方式与实施步骤。不同级别的管理者应该根据自身工作性质和能力特点,有重点地进行管理,适度的授权。

增强员工自我管理及向上管理能力,促使员工积极有效地利用互动式电子工作日志,首先进行自我思考,然后跟管理者进行沟通,最终实现工作效率的提高以及自身的成长。

4.技术保障

注重互动式电子工作日志与绩效管理各环节的有机结合,不断探索新型管理技术与手段,增强便捷性及实用性。开发互动式电子工作日志管理系统,实现快速准确的信息处理和数理统计,加强系统推广使用并注重及时的维护与升级。

文/杨从杰  马彦  作者单位暨南大学管理学院  文章来源《企业管理》

分享到:

TPM书籍

《全面可视化管理》
本书凝聚了世界500强企业如三星、三菱重工、LG等以及国内优秀企业如海信、昆明中铁、汕……
《优秀员工培训手册》
员工是构成企业的基石,占企业80%的基层员工,创造了企业全部的工业增加值,而在实际中,这……
《TPM实战》
这是一本由TPM实战专家写成的TPM实用书籍,它记述了500强企业的TPM追求和TPM实战,你可以……